KSeF no es sólo para contadores. ¿Qué departamentos de la empresa se verán afectados por la implementación de KSeF?

KSEF – Compromiso de implementación

A partir del 1 de enero de 2022, el uso de KSeF es voluntario. Las decisiones recientes de las autoridades indican claramente que el sistema se convertirá en una solución obligatoria para las empresas a partir de julio de 2024. El propósito de introducir nuevas regulaciones es mejorar la comunicación entre los contribuyentes y la administración y endurecer el sistema tributario.

Vale la pena tener esto en cuenta KSeF no se aplica únicamente a departamentos o empresas de contabilidad. La implementación es responsabilidad de toda la organización.Los efectos de la introducción del nuevo sistema se sentirán en todos los sectores importantes de la gestión empresarial.

KSeF revoluciona toda la organización

La entrada en vigor de la nueva normativa supondrá una auténtica oleada cambios para la mayoría de las empresas. Actualmente el 35 por ciento^[1] de las empresas polacas sólo producen facturas en papel, y sólo el 17 por ciento. de las empresas utilizan únicamente facturas electrónicas. Además, según datos de la Oficina Central de Estadísticas^[2], alrededor del 1,5 por ciento. Los empresarios todavía no tienen acceso a Internet, que es esencial para el funcionamiento de KSeF.

– La facturación es parte integral del trabajo de toda empresa y pasa por manos no sólo de los contables, sino también de empleados de otras áreas. Secciones como logísticaServicio al Cliente, venta Y administración estrategia, utilice también la información de esta documentación. La facturación electrónica está abierta. puerta bajo Simplificación de los procesos existentes, mejores comunicaciones y nuevas capacidades analíticas para todas las actividades de la empresa. – comenta Bogdan Zatorski, director de análisis empresarial y requisitos legales de Symfonia.

¿Qué departamentos de la empresa se verán afectados por la implementación de KSeF?

KSeF, por ejemplo, abrirá nuevas posibilidades. al departamento de logística. Las facturas electrónicas permitirán un acceso rápido a la información sobre los pedidos realizados y su estado. Esto permitirá una coordinación más precisa de las entregas y la gestión de inventario. Como resultado, será posible ajustar los cronogramas de exportación y planificar con precisión la adquisición de materias primas, reduciendo las demoras. Según un grupo español de especialistas en logística, los costes administrativos en este campo se pueden reducir hasta en un 70 por ciento con la implementación de la documentación electrónica.^[3].

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El servicio al cliente también se beneficiará. El moderno sistema permitirá el acceso instantáneo a las facturas, que Mejorará la resolución de notificaciones y quejas. Por el contrario, desde el punto de vista de los vendedores, el acceso a datos como el historial de pedidos y pagos permitirá modificar la oferta para adaptarla a las capacidades financieras reales del cliente. Esto facilitará las negociaciones y le permitirá tomar decisiones de ventas más precisas. Además, dedicar menos tiempo a preparar facturas en papel permitirá a los vendedores centrarse en establecer relaciones con los clientes y buscar nuevas oportunidades de ventas.

– solicitud KSEF Sin duda, este es un desafío para toda la organización, ya que requiere de la participación de todas las áreas de la empresa. El nuevo sistema requerirá modificaciones de procedimientos y formación del personal, pero el valor que aportará a la empresa es inestimable. La facturación electrónica no sólo acelerará y simplificará las operaciones, sino que también marcará el comienzo de una nueva era de colaboración entre departamentos.. «El uso adecuado de KSeF nos permitirá comunicarnos mejor, tomar decisiones más rápidamente y alcanzar objetivos de manera más efectiva», añade Bogdan Zatorski.

Costos operativos de la empresa y KSeF

El cambio a la facturación electrónica reducirá los costos asociados con la impresión, distribución y almacenamiento de documentos tradicionales en papel.. Un menor consumo de papel y operaciones más eficientes reducirán los costos operativos, lo que tendrá un impacto positivo en los resultados financieros de la empresa.

Además, la facturación electrónica proporcionará una gran cantidad de datos que podrán utilizarse para analizar la eficiencia operativa e identificar áreas de mejora. Los departamentos de gestión podrán seguir de cerca las tendencias de ventas y evaluar la efectividad de las campañas o estrategias, lo que les permitirá tomar mejores decisiones estratégicas.

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Al analizar el impacto de la factura electrónica en las empresas se puede comprobar que la implementación KSeF puede mejorar significativamente los procesos operativos y las relaciones con los clientes. Sin embargo, para aprovecharlo al máximo es necesario recordar formar adecuadamente a los empleados y adaptar los procedimientos y recursos de la empresa al nuevo sistema.

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En él aprenderá, entre otras cosas, cómo cambiar de manera eficiente al comercio de facturas electrónicas, cómo tratar con facturas no asignadas y cuándo utilizar KSeF en el caso de clientes extranjeros.

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