Los propietarios de pequeñas empresas quedarán bajo el microscopio de la oficina de impuestos. La Agencia Tributaria comprobará cada empresa de facturación electrónica, el Sistema Nacional de Factura Electrónica, KSeF

La nueva normativa sobre emisión de documentos financieros, introducida por el Sistema Nacional de Factura Electrónica (KSeF), está revolucionando estos procesos no sólo en las grandes empresas. Las pequeñas empresas también enfrentan desafíos relacionados con la digitalización de la circulación de documentos y la adaptación a las nuevas regulaciones.

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Pequeñas empresas, mucha documentación.

Según Info Monitor, la oficina polaca de información económica, los empresarios unipersonales (JDG) emiten una media de entre unas pocas y una docena de facturas al mes. Sin embargo, hay sectores como el transporte, los servicios y la industria de la construcción donde estos valores son mucho más elevados, independientemente del tamaño de la propia empresa. La introducción de KSeF puede requerir inversiones, especialmente para las empresas que producen muchas facturas: todos los documentos deben emitirse en formato digital.

La introducción manual de documentos en el sistema puede llevar mucho tiempo y resultar costosa (el empresario también tendrá que pagar el tiempo de trabajo de la persona responsable de ello). Además, emitir facturas en papel no será rentable en la mayoría de los casos, porque cada documento debe tener su propia versión electrónica. El incumplimiento de los nuevos requisitos puede dar lugar a sanciones económicas. Sin embargo, la digitalización también ofrece beneficios a largo plazo: ahorros relacionados con la reducción del uso de papel para imprimir documentos, reducción de la acumulación de pagos y espacio necesario para almacenar documentos físicos.

– Cuando hay muchos documentos, después de ingresar el compromiso usando KSeF, ingresarlos manualmente en el sistema será casi imposible – señala Tomasz Sploška de OpenText. – Las grandes organizaciones que ya utilizan documentos digitales se adaptarán más fácilmente a estos cambios. Las pequeñas empresas tendrán que buscar soluciones que les permitan cumplir con sus obligaciones con KSeF sin tiempo ni trabajo adicionales. Los empresarios ahora deberían considerar el uso de una plataforma especial para la emisión de facturas, que se integrará con el sistema del Ministerio de Finanzas. Esto puede requerir modificaciones en el sistema de gestión de recursos (ERP) de la empresa, afirma Spłuszka.

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¿Cuánto cuestan realmente las facturas en papel?

KSeF no sólo acelerará la transformación digital de las empresas polacas, sino que también creará un modelo de negocio más amigable: el llamado paperless. Tendrá un impacto significativo en el medio ambiente al eliminar miles de millones de hojas de papel utilizadas para imprimir documentos. El sistema KSeF ofrece la posibilidad de emitir hasta 20 millones de facturas por día, lo que se traduce en 100 millones de documentos en una semana laboral de cinco días. Para imprimir esta gran cantidad de documentos en papel sería necesario talar 119.750 árboles y utilizar la energía necesaria para calentar 1.396 hogares durante un año. También produce hasta 8.160 coches de CO2 al año. El agua necesaria para imprimir estos billetes es suficiente para llenar 162 piscinas olímpicas.

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La factura electrónica como incentivo a la digitalización del pequeño comercio

La introducción de KSeF no sólo cambiará el proceso de facturación. También es un incentivo para que las empresas digitalicen y reconstruyan los procesos internos más rápidamente. En el caso de las pequeñas empresas en particular, el cambio a la circulación digital de documentos financieros (y de otro tipo) puede afectar significativamente la velocidad del negocio y aumentar la eficiencia operativa y, por lo tanto, también la competitividad.

– La digitalización reduce el riesgo de errores, permite una comunicación más precisa dentro de la empresa y la automatización de procesos. También mejora el flujo de información, especialmente en el contexto del trabajo remoto e híbrido. Los empresarios, independientemente del tamaño de la empresa, deberían invertir ahora en las soluciones adecuadas para la digitalización y gestión de datos para poder adaptarse sin interrupciones a la nueva realidad de la facturación electrónica, afirma Thomas Spochka. ([email protected]) La imagen es una unidad internacional.